Kapitel 3: Organisation
§ 3:1 Definition
Styrelsen och dess underliggande utskott utgör de gemensamma organisationsdelarna inom VIPS.
§ 3:2 Utskott
Utskotten arbetar utifrån intresseområden och alla medlemmar har rätt att engagera sig i dessa. Styrelsen utser utskotten.
§ 3:3 Högsta beslutande organ
VIPS-styrelsen är högsta beslutande organ.
§ 3:4 Verkställande organ
Styrelsen samverkar med utskottet genom att besluta kring utskottens förslag. Utskottet är sedan ansvariga för verkställande.
§ 3:5 Upplösning
Beslut om upplösning kräver att hela styrelsen är överens för upplösning och att samma beslut tas på två varandra följande styrelsesammanträden med val eller nyval emellan. Under och inför nyvalet krävs också att det upplyses om den planerade upplösningen till föreningens medlemmar. Om upplösning av föreningen sker ska alla tillgångar skänkas till Läkare utan gränser eller liknande förening ifall denne inte finns kvar.
Kapitel 4: Styrelsen
§ 4:1 Definition
Styrelsen ska utöva ledning av VIPS.
§ 4:2 Säte
Styrelsen för VIPS i Västerås har sitt säte i Västerås.
§ 4:3 Befogenheter
Styrelsen äger rätt att:
-vid tvist avgöra medlems tillhörighet, samt att rösta ut medlem.
-besluta om ekonomiska insatser i enskilda ärenden undanröja sådant beslut som ej är förenligt med stadgarna eller allvarligt kan skada VIPS ekonomiska trygghetsställning.
§ 4:4 Mandatperiod
Ordförande, vice ordförande samt kassör väljs på ett (1) år från årsmötet på vårterminen. Mandatperioden för styrelsens ledamöter, sekreterare och aktivitetsansvarig sammanfaller med terminerna.
§ 4:5 Sammansättning
Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare, aktivitetsansvarig samt ledamöter.
§ 4:6 Skyldigheter
Styrelsen är skyldig att:
-verka för medlemmarnas bästa.
-Främja utbildningen genom att vara kontakt mellan HVV och studenter planera, samordna, leda samt besluta om VIPS verksamhet,
-Förvalta VIPS tillgångar och skulder,
-Upprätta verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning,
-Fastställa datum till val för styrelsen terminsvis,
-Framlägga verksamhetsplan.
§ 4:7 Beslut
Styrelsen är behörig att fatta beslut då minst hälften av styrelsens medlemmar exklusive ordföranden är närvarande. Vid lika röstetal gäller den mening som mötesordförande bifaller. Mindre beslut kan fattas i den sociala nätverksgruppen utan att möte behöver tillkallas.
§ 4:8 Sammanträden
Styrelsen sammanträder minst en (1) gång i månaden. Medlemsmöten annonseras av styrelsen. Mötesprotokollet ska justeras av två (2) justerare som väljs vid mötet.
§ 4:9 Extra sammanträden
Styrelsen ska sammankalla till extra sammanträden när:
-VIPS-styrelsens medlemmar kräver det.
-VIPS ordförande beslutar det.
-Minst 20 medlemmar så kräver.
§ 4:10 Kallelse och dagordning
Styrelsens ordförande kallar till sammanträde. Möte skall annonseras minst en (1) vecka innan möte. Extra sammanträde ska annonseras minst tre (3) dagar innan det sker. Dagordningen ska publiceras och bli offentlig för andra styrelsemedlemmar senast en dag innan möte.
§ 4:11 Ansvar
Styrelsen ledamöter är ansvariga gentemot ordförande. När man sitter i styrelsen är man skyldig att närvara på de månadsenliga mötena, vid upprepad frånvaro ifrågasätts styrelseposter.
§ 4:12 Ordförande
Ordförande väljs av VIPS medlemmar på årsmötet och ska vara en aktiv student. Ordförande infaller automatiskt som firmatecknare. Ordförande har till uppgift att:
-Leda organisationen VIPS.
-Se till att uppdragen som utdelats genomförs.
Ordförande har slutord i omröstning vid lika röstresultat på styrelsemöten
§ 4:13 Vice ordförande
Vice ordförande väljs av VIPS medlemmar på årsmötet och ska vara en aktiv student. Vice ordförande har till uppgift att:
-Inträda som ordförande på möten då ordförande inte kan närvara fungera som en ledamot enligt § 4:17.
§ 4:14 Kassör
Kassör väljs av VIPS medlemmar på årsmötet och ska vara en aktiv student. Kassören infaller automatiskt som firmatecknare. Kassören har till uppgift att:
-sköta VIPS ekonomi.
-skriva ekonomisk berättelse, verksamhetsplan samt verksamhetsberättelse efter verksamhetsårets slut.
-ansöka om äskning efter avslutad rookieperiod.
-fungera som en ledamot enligt § 4:17.
§ 4:15 Sekreterare
Sekreteraren väljs av VIPS medlemmar på terminsmöte och ska vara en aktiv student. Sekreterarens har till uppgift att:
-Sammanställa och lägga upp en dagordning inför varje möte en dag innan.
-Anteckna vad som kommer upp på styrelsemöten och skicka mötesprotokoll till justerare.
-Sammanställa ett mötesprotokoll efter mötets slut och lägga upp i facebookgruppen VIPS Västerås och VIPS styrelse.
-Fungera som en ledamot enligt § 4:17.
§ 4:16 Aktivitetsansvarig
Aktivitetsansvarig väljs av VIPS medlemmar på terminsmöte och ska var en aktiv student. Aktivitetsansvarig har till uppgift att:
-Ha ansvar över inköp och försäljning för VIPS
-Vara kontaktperson gällande aktiviteter mellan VIPS och andra föreningar.
-Anordna minst en (1) aktivitet för VIPS varje månad.
-Vara huvudansvarig för aktivitetsgruppen.
-Fungera som en ledamot enligt § 4:17.
§ 4:17 Ledamot
Ledamot väljs av VIPS medlemmar på terminsmöte och ska vara en aktiv student. Ledamot har till uppgift att:
-Komma med idéer.
-Ta på sig och uppfölja uppdrag.
-Rösta vid val och styrelsemöten.
§ 4:18 Faddergeneraler
Faddergeneraler väljs av VIPS medlemmar på höstens terminsmöte och ska vara en aktiv student. Faddergeneralerna har till uppgift att:
-Fungera som projektledare för rookieperioden.
-Ha huvudansvar för planering och genomförande av rookieperioden.
-Ansvara för bildning av en faddergrupp.
-Kalla till faddermöten.
-Med tilldelad ekonomi använda pengarna med förnuft.
Faddergeneralerna står som ett utskott under styrelsen och kan fråntas sin position av styrelsen efter omröstning med majoritet av rösterna. Faddergeneralernas post gäller 1 år vilket innebär att de är generaler över både våren och höstens rookieperiod. Tre generaler röstas fram på höstens terminsmöte och två på vårens årsmöte. Detta för att det kontinuerligt ska vara minst en general med erfarenhet med under rookieperioden. Minsta antalet generaler ska vara två och som flest får det vara fem generaler. Skriftlig ansökan om avgång från rollen som faddergeneral ska lämnas till styrelsen. Man ska ha varit fadder under minst en rookieperiod innan man kan ansöka om att vara general.
Kapitel 5: Val
§ 5:1 Val
Styrelsen ska annonsera om val minst en månad innan.
§ 5:2 Nominering
Medlem äger rätt att nominera samt att nomineras till styrelsen. Nomineringen ska inkomma till styrelsen i god tid.
§ 5:2:1
Styrelsen fungerar som valberedning.
§ 5:3 Valbarhet
Valbar är varje medlem som är med i medlemsregistret och är aktivt studerande samt har förklarat sig villig att ställa upp i valet.
§ 5:4 Rösträtt
Medlem som finns med i medlemsregistret och är aktivt studerande har rösträtt på valen.
§ 5:5 Valförfarande
Val till styrelsen är allmänna och öppna för medlemmar. Närvaro vid val krävs för att få bruka rösträtt.
§ 5:6 Rösträkning
Rösträkning vid val till styrelsen ska vara offentliga och protokoll föras. Rösterna ska räknas av en opartisk medlem samt av en styrelsemedlem. Protokollet ska justeras av två (2) justerare som väljs vid mötet.
§ 5:7 Valtillfälle
Ordinarie val till styrelsen bör hållas med cirka sex månaders mellanrum.
§ 5:8 Lika röstetal
Vid lika röstetal, mellan två (2) eller flera kandidater sker omröstning av de som fått lika röster.
§ 5:9 Avsägelse
Avsägelse från uppdrag inom styrelsen bör ske skriftligen och behandlas av styrelsen.
§ 5:10 Nyval
Nyval kan utlysas när ¾ av styrelseledamöterna beslutar det alternativt när 30 personer av VIPS medlemmar skriftligen av styrelsen så kräver.
Kapitel 6: Ekonomi
§ 6:1 Räkenskapsår
VIPS räkenskapsår följer verksamhetsåret enligt § 1:4.
§ 6:2 Firmatecknare
Firmatecknare är ordförande och kassör, vid behov ytterligare någon styrelseledamot.
§ 6:3 Årsredovisning och verksamhetsberättelse
Årsredovisning samt verksamhetsberättelse ska fastställas och undertecknas av de avgående styrelseledamöterna.
§ 6:4 Revision
Revision av styrelsens verksamhet och ekonomi ska ske årligen. Kassör och ordförande ska överlämna ekonomiskberättelse, verksamhetsplan samt verksamhetsberättelse till styrelsen efter verksamhetsårets slut.
§ 6:5 Bankkort
VIPS innehar ett bankkort som ordförande och kassör har ansvar över. Ordförandes namn står på kortet och kontrakt och ska överlåtas vid ny ordförandepost.
Kapitel 7: Protokoll
§ 7:1 Innehåll
Protokoll ska föras under formella sammanträden. Där ska upptas anteckningar om:
-Mötesdatum
-Ärendeart
-Beslut särskilda yttranden och
-Reservation förteckning över de närvarande
Om person avlägsnar sig tidigare från mötet ska det framgå vart i mötesprotokollet personen lämnar.
§ 7:2 Justering
Protokollet ska justeras av två (2) justerare som väljs vid mötet.
§ 7:3 Tillkännagivande
Protokoll ska färdigställas, justeras och delges styrelsens medlemmar senast en (1) vecka efter sammanträde. Protokoll ska anslås medlemmarna, lämpligen via VIPS Västerås facebooksida.
Kapitel 8: Stadgar
§ 8:1 Stadgar
Stadgeändringar ska skriftligen inlämnas till styrelsen senast 15 veckodagar innan styrelsens sammanträde. Samt att ändringar som röstas igenom vid två styrelsemöten. De nya förslagen av ändringar av stadgar som genomröstats av styrelsen vid två (2) styrelsemöten med minst 4 veckors mellanrum måste presenteras och genomröstas med ⅔ delars majoritet som godkänner de nya ändringarna vid ett årsmöte för att ändringen ska bli giltiga och ändra stadgarna.
§ 8:2 Tolkning
Styrelsens tolkning av stadgarna gäller, vid lika röstantal har ordförande avgörande röst.
